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Secrétaire-archiviste

Organisme : Saint-Rémi

La Ville de Saint-Rémi est une municipalité de près de 9 000 habitants située en banlieue de Montréal, dans le sud-ouest de la Montérégie. Connaissant une expansion constante depuis quelques années, elle compte demeurer un milieu de vie enviable en offrant des services de qualité.


L’organisation est à la recherche de candidats pour pourvoir un poste de secrétaire-archiviste pour son Service du greffe. Sous la supervision du greffier, le candidat doit posséder les qualités et compétences requises de même que les exigences nécessaires afin de postuler pour ledit poste.


Le titulaire de ce poste pourra aussi être appelé à exécuter différentes tâches au sein du Service du greffe.

Téléphone
450 454-3993

Télécopieur
450 454-7978

Consulter le site Internet

Catégorie : Autre
Type de poste : Permanent, Temps plein
Date de début de publication : Le 17 juillet 2019
Date de fin de publication (limite du concours) : Le 23 août 2019

Responsabilités

Principales tâches :

  • Effectue le classement des documents de la Ville ;
  • Procède au suivi et au contrôle des dossiers archivés ;
  • Effectue l’épuration et la manipulation de boîtes au dépôt d’archives selon les directives ;
  • S’occupe de la saisie informatique des données dans le logiciel de gestion documentaire ;
  • Numérise certains documents selon les normes établies ;
  • Accomplit toutes les tâches connexes relatives à la gestion documentaire ;
  • Fait la recherche de documents aux archives pour les chefs de services ;
  • Traite, code, classe et récupère des dossiers et des documents et exécute les plans de conservation et d'élimination des dossiers conformément aux politiques et aux procédures établies ;
  • Classe papiers, dossiers, documents et autres pièces selon le sujet et le système de classement ;
  • Assiste les différents services dans la gestion documentaire ;
  • Assure le secrétariat du Service du greffe.

Autres tâches secondaires :

  • Mise en page et impression de documents, tels que bulletin municipal, appel d’offres, demande de prix, correspondance et autres ;
  • Vérification orthographique de divers textes ;
  • Photocopie de documents divers.

Exigences

  • Diplôme d’études professionnel en secrétariat un atout ;
  • Diplôme d’études collégiales en technique de la documentation ;
  • Excellente maîtrise de la langue française, parlée et écrite ;
  • Gestion documentaire en milieu municipale ;
  • Toute combinaison de formation et d’expérience jugée pertinente et équivalente pourrait être considérée.

Commentaires

Qualités et compétences requises

  • Maîtriser les logiciels de la suite Office ainsi qu’Adobe Acrobat ; aisance avec les technologies de l’information et capacité rapide d’apprentissage ;
  • Posséder une connaissance des logiciels de gestion documentaire SyGED et de BeeON pour le conseil sans papier (constitue un atout) ;
  • Avoir des habiletés et expériences en milieu municipal ;
  • Être polyvalent, débrouillard et détenir une bonne capacité d’adaptation selon les situations et les ressources ;
  • Être capable de travailler en équipe, sous pression, de gérer les priorités et plusieurs dossiers simultanément ;
  • Faire preuve de professionnalisme, de discrétion et de confidentialité ;
  • Être ouvert aux changements, améliorations et au perfectionnement ;
  • Avoir les capacités à bien suivre les directives établies par son supérieur ;
  • Être soucieux du travail bien fait.

Horaire de travail

Horaire régulier de 35 heures par semaine.

  • Dans ce document, l’emploi du masculin pour désigner des personnes n’a d’autre fin que celle d’alléger le texte.
  • Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Conditions salariales

Ce poste est régi par la Convention collective de travail des salariés de la Ville de Saint-Rémi.

Responsable nancy corriveau
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Téléphone : 450 454-3993