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Greffier

Organisme : Mille-Isles

Téléphone
450 438-2958

Télécopieur
450 438-6157

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Catégorie : Administration / finances
Type de poste : Contractuel, Temps partiel
Date de début de publication : Le 22 juillet 2019
Date de fin de publication (limite du concours) : Le 25 août 2019

Responsabilités

Le greffier agit sous la responsabilité du directeur général et secrétaire-trésorier dans tous les mandats qui lui sont confiés. La fonction de greffier participe à la direction générale. Ce poste représente un contact essentiel entre la Municipalité et la population. La qualité de l’accueil et du traitement offert aux citoyennes et citoyens est d’une importance capitale. La personne doit agir dans un esprit d’équipe et d’entraide. Les tâches reliées au greffe et aux communications relèvent de sa responsabilité.

Administration générale

Les principales tâches sont :

  • Travailler en étroite collaboration avec le directeur général et secrétaire-trésorier et la directrice générale adjointe et secrétaire-trésorière adjointe dans tous les dossiers majeurs, tels qu’environnementaux, d’aménagement et de développement du territoire, administratifs et tous ceux qui découlent de la planification stratégique en vigueur ;
  • Agir à titre de chargée de projets dans les mandats confiés par le directeur général et secrétaire-trésorier ;
  • Voir au suivi de ces projets (reddition de comptes, règlementations, etc.).

Relations publiques / Communication

  • Gérer l’organisation des communications de la Municipalité ;
  • Assurer la mise à jour du site Web de la Municipalité ;
  • Superviser et valider la publication des éditions du journal municipal « Info Mille-Isles » et tout autre publipostage ;
  • Rédiger le texte des divers communiqués municipaux ;
  • S’assurer que l'image de la Municipalité, via les différentes formes de communication, soit toujours impeccable (correction de texte, mise en page, etc.).

Greffe

  • Rédiger les règlements, politiques ou autres documents légaux internes ;
  • Afficher et publier les divers avis publics et règlements municipaux si requis.

Gestion documentaire

Superviser la conservation et la consultation des archives de la Municipalité

  • Dossiers inactifs ou semi-actifs :
    • Annuellement, en début d'année, superviser le suivi de l’identification des dossiers à classer « semi-actif » ou « inactif (archive) » ;
    • Superviser le classement des documents selon les règles prévues : conservation à vie ou conservation selon une durée prédéterminée, identifier le document, le coder ;
    • Assurer la garde de tous les livres, registres, plans, cartes et autres documents et papiers qui sont la propriété de la Municipalité.
  • Dossiers actifs :
    • Annuellement, superviser l’épuration des dossiers actifs et l’identification de ceux à créer ou à conserver pour l’année en cours.

Accès aux documents et protection des renseignements personnels

  • Assurer le traitement et la gestion des demandes d'accès à l'information par les citoyens ou tout autre tiers.

Comités municipaux

  • Assister aux réunions des comités, si requis.

Divers

  • Exécuter toute autre tâche connexe demandée par son supérieur.

Exigences

Formation académique

  • Baccalauréat en administration des affaires ou en administration publique ou autre domaine relié à la fonction ;
  • Toutes formations et expériences pertinentes seront aussi considérées.

Autres connaissances

  • Connaissances de la Suite Office
  • Détenir un permis de conduire valide

Langues parlées et écrites

  • Français excellent
  • Anglais excellent

Expérience antérieure

  • Minimum de cinq (5) années dans le domaine municipal, dont un minimum de trois (3) années en gestion et/ou en communication.

Commentaires

Il s'agit d'un poste contractuel d’une durée d’un (1) an, à raison de vingt (20) heures par semaine, avec possibilité de renouvellement.

Un horaire flexible avec télétravail est offert. Le candidat retenu devra toutefois être présent au moins une (1) journée par semaine au bureau de la Municipalité.

Les candidats pourraient être tenus de passer, avec succès, un test de français et/ou d’anglais.

Les candidats intéressés doivent faire parvenir leur curriculum vitae accompagné d’une lettre de présentation par courriel à monsieur Pierre-Luc Nadeau (plnadeau@mille-isles.ca) avant le 25 août 2019, à 20 h.

Conditions salariales

Le salaire se situe entre 32 000 $ et 38 000 $ pour la durée du contrat, en fonction des compétences et de l’expérience du candidat, et les avantages sociaux sont établis selon les dispositions en vigueur à la Municipalité.

Responsable Pierre-Luc Nadeau
Courriel Contacter
Téléphone : 450 438-2958, poste 2620