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Agent(e) de bureau auxiliaire (Banque de candidatures)

Organisme : Dorval

Téléphone
514 633-4040

Télécopieur
514 633-4138

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Catégorie : Administration / finances
Type de poste : Occasionnel, Temps partiel
Date de début de publication : Le 15 octobre 2019
Date de fin de publication (limite du concours) : Le 15 novembre 2019

Responsabilités

FONCTION : Agent (e) de bureau
STATUT : Auxiliaire
NOMBRE DE POSTES DISPONIBLES : Un (1)
SERVICE : Service des loisirs et de la culture
LIEU DE TRAVAIL : Complexe aquatique et sportif
HEURES : 35 heures/semaine
SALAIRE : Groupe de traitement 5 (36 692 $ à 49 717 $)
DURÉE : Indéterminée (remplacement d’un congé de maladie)

DISPONIBILITÉ : De jour, de soir et de fin de semaine (sur appel)

DATE DE DÉBUT PRÉVUE : Dès que possible
DATE DE L’AFFICHAGE : Le 15 octobre 2019

   

NATURE ET CARACTÉRISTIQUES DE LA FONCTION : 

Le travail consiste à effectuer, dans un ou plusieurs domaines tels que budget, personnel, service au comptoir, dossiers et autres activités de support administratif et opérationnel, diverses tâches relatives au travail général de bureau.  

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS ET TÂCHES (ne se limitant pas) :

  • Tient des échéanciers, registres, index, fichiers, organigrammes administratifs, etc., dresse des tableaux, listes, etc.; assure le suivi des échéances de factures, de comptes, de rapports et autres documents relativement à des activités et exerce, par ces moyens, des contrôles d’ordre administratif et opérationnel. 
  • Ouvre, monte et maintient à jour des dossiers, coordonne leur cheminement et s’assure que les dossiers devant être traités contiennent les pièces et renseignements requis.
  • Code et indexe, à l’aide de systèmes préétablis, des documents et autres données, établit, au besoin, des renvois permettant de retracer des informations.
  • Obtient de la documentation relative à des activités ; exerce un contrôle sur la circulation de ladite documentation.
  • Effectue de la compilation et de la transcription des données sur divers sujets requérant de l’ajustement, de la mise à jour, du regroupement, de la sélection et du tri, le choix de la présentation, etc. 
  • Complète, vérifie ou certifie divers formulaires, bons de livraison, factures, réquisitions, feuilles de temps, lots de fiches, billets d’outillage, rapports d’accidents, cahiers d’examens, billets de contravention, avis et bordereaux, relevé d’assiduité ; mise à jour des biens mobiliers, etc. et s’assure de leur conformité avec les pièces justificatives, les règlements ou les directives. 
  • Confectionne, à l’aide de données établies, des preuves de créances, des états d’ajustements, des avis, etc. 
  • Emet certains permis, cartes d’ouvrage, reçus, etc. et donne effet à des certificats et autres documents de même nature après en avoir vérifié la conformité avec les exigences requises. 
  • Communique par téléphone ou au comptoir avec le public, les services municipaux et certains organismes, relativement à des informations reliées à ses activités ; assiste les contribuables et autres requérants dans leurs démarches ; transmet des avis, enregistre des requêtes, renseigne sur les procédés administratifs, les règlements municipaux, les étapes à suivre, etc. 
  • Effectue et/ou vérifie, à l’aide de données établies et précises, des calculs de facturation, de coûts estimatifs et progressifs de travaux, de frais de main-d’œuvre et de matériel, de prix de revient, d’intérêt, etc., balance divers comptes et factures. 
  • Rédige et vérifie de la correspondance et des rapports d’ordre courant pertinents à ses activités. 
  • Effectue ou oriente la recherche de renseignements précis à diverses sources afin de fournir les informations nécessaires ou de compléter des dossiers.  
  • Compulse de la documentation, la résume, en extrait des données et en dégage des conclusions quant à la distribution, à l’utilisation future, aux corrections et annotations à apporter. 
  • Perçoit et encaisse, au besoin, certaines sommes d’argent lors de l’émission de permis ou de certificats, de la vente de différents documents, etc., effectue les travaux relatifs à la tenue d’une petite caisse. 
  • Corrige des parties objectives d’examens de qualification à l’aide de clés de correction et autres directives appropriés ; surveille la tenue d’examens, fournit aux candidats les renseignements appropriés. 
  • Effectue divers travaux relatifs à la tenu d’un inventaire du matériel et des fournitures de bureau ; tient compte des besoins des utilisateurs, prépare les demandes d’approvisionnement et voit, lorsque requis, à leur distribution. 
  • Effectue les activités de son ressort en opérant au besoin divers équipements de bureau tels que machine à écrire, terminal, téléscripteur, micro-ordinateur, radio-téléphone, calculatrice, etc. 
  • Guide et oriente quelques employés affectés à des tâches connexes et vérifie la qualité du travail. 
  • Utilise, au besoin, différents appareils de bureautique pour accomplir certaines tâches rattachées à l’emploi, tout en ayant recours à la programmation appropriée. 
  • Effectue toute autre tâche connexe.

Exigences

FORMATION ET EXPÉRIENCE 

  • Diplôme d’études secondaires (DES)
  • Posséder une (1) année d’expérience dans un domaine similaire à l’emploi 

HABILETÉS ET CARACTÉRISTIQUES RECHERCHÉES 

  • Connaissance de l’arithmétique
  • Connaissance des méthodes de classement et de la tenue de registres
  • Connaissance du travail général de bureau
  • Rédiger des rapports et de la correspondance d’ordre courant
  • Faire preuve de jugement, de tact et de courtoisie
  • Opérer des appareils de bureau
  • Guider et orienter le travail d’employés

 

Les personnes intéressées et possédant les qualifications ci-haut énumérées sont priées de poser leur candidature avant le 15 novembre 2019 à 16 h 30. 

Prendre note que seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés. 

La Cité de Dorval applique les principes d'égalité en emploi et invite donc les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques ainsi que les personnes présentant un handicap à soumettre leur candidature et mentionner expressément leur groupe d’appartenance.

Responsable Hélène Trahan Snow
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