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Secrétaire (remplacement)

Organisme : Boucherville

Téléphone
450 449-8100

Télécopieur
450 655-0086

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Catégorie : Secrétariat / bureautique
Type de poste : Temporaire, Temps plein
Date de début de publication : Le 5 novembre 2019
Date de fin de publication (limite du concours) : Le 18 novembre 2019

Responsabilités

DIRECTION : Loisirs, arts et culture, participation citoyenne et vie communautaire
LIEU DE TRAVAIL : Bibliothèque, 501 Chemin du Lac, Bouchervillle
HORAIRE : 33,75 heures/semaine
STATUT : Remplacement congé de maternité (+/-10 mois), temps plein
SALAIRE : 27,0649 $/heure minimum - 32,5853 $/heure maximum
ENTRÉE EN FONCTION : 20 janvier 2020
DATE LIMITE : 18 novembre 2019

MANDAT :

La secrétaire ou le secrétaire assure le soutien administratif nécessité par les gestionnaires et professionnels des différents services municipaux, tels que la préparation et la mise en forme de correspondance et rapports, le suivi et la mise à jour d'un budget, l'alimentation de systèmes d'information et le suivi des projets et processus administratifs.

La personne reçoit des directives générales suivant la procédure en vigueur dans la direction concernée.

FONCTIONS :

  • Prend en notes, à l'aide de la sténographie, bande sonore ou autrement, de la dictée ou des informations et instructions diverses; dactylographie, relie ou corrige des textes;  prépare des lettres-type et rédige de la correspondance générale tels que lettre de transmission, accusés de réception, procès-verbaux, rapports, etc.

  • Ouvre, indexe et prépare des dossiers; tient à jour les systèmes de classement, registres, échéanciers, agendas, listes, comprenant l'inscription de plaintes, le contrôle des dates, l'enregistrement des actes civils et d'obligations; veille à l'entrée et à la mise à jour de diverses données.

  • Assemble des documents suivant un ordre logique, chronologique ou alphabétique et effectue la distribution aux personnes et aux directions concernées; assure le suivi des divers projets pilotés par son département et des étapes franchies (ex: transmission de rapports aux autorités municipales, mise en forme et modification de la réglementation, évolution du traitement des plaintes et réquisitions, obtention des approbations du Comité exécutif et du Conseil municipal, etc.).

  • Rassemble toutes les pièces justificatives pertinentes aux factures acheminées à sa direction ou son département; compile et procède à la mise à jour du budget; vérifie si les numéros d'appropriation indiqués sur les commandes ou réquisitions correspondent bien au bon poste budgétaire; effectue les recherches lorsque la direction des Finances relève des anomalies entre les factures reçues et les commandes de travail.
  • Prépare les relevés et statistiques descriptives demandés par son supérieur; effectue, s'il y a lieu, les recherches inhérentes.

  • Reçoit les visiteurs et les dirige à qui de droit, répond aux demandes des citoyens en respectant les règles de la confidentialité selon la procédure établie. Collabore avec les autres services municipaux dans le cadre de ses attributions.

  • Opère et utilise les différents équipements de bureau mis à sa disposition, tels qu’ordinateur et imprimante, photocopieur, télécopieur, machine à assembler, à perforer et à microfilmer. Vérifie le bon état de fonctionnement desdits équipements et veille à leur entretien de base.

  • Cette description n'est pas limitative; elle contient les éléments principaux à accomplir. La personne peut être appelée à s'acquitter de toute autre tâche connexe demandée par son supérieur; les tâches demandées n'ont pas d'effet sur l'évaluation.

Exigences

FORMATION :

  • Diplôme d'études professionnelles (DEP) spécialisé en secrétariat, commerce ou bureautique.

EXPÉRIENCE :

  • Une (1) à deux (2) années d'expérience dans le domaine du secrétariat.

QUALITÉS REQUISES :

  • Maîtrise de la langue française orale et écrite;
  • Bonne connaissance de la bureautique et de la micro-informatique ainsi que des logiciels couramment utilisés dans le travail de bureau (traitement de texte, chiffrier électronique, base de données, etc.);
  • Connaissance pratique et fonctionnelle de la langue anglaise;
  • Qualités personnelles appropriées.

Commentaires

TRAITEMENT DES CANDIDATURES :

Toute personne intéressée doit faire parvenir sa candidature en mentionnant clairement le titre du poste, au plus tard le 18 novembre 2019, à l’adresse ci-dessous :

Direction des ressources humaines
500, rue de la Rivière-aux-Pins, Boucherville (Québec), J4B 2Z7
Télécopieur : 514 448-9315
Courriel : rh@boucherville.ca

Nous remercions tous les candidat(e)s de leur intérêt, toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue. 

La Ville de Boucherville applique un programme d’accès à l’égalité et invite les femmes, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature et à s’identifier comme faisant partie de l’un de ces groupes. 

LA DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

Responsable Cinthia Loignon
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