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Secrétaire d'unité administrative

Organisme : Kirkland

Kirkland est une ville dynamique qui offre à ses citoyens et citoyennes un milieu de vie harmonieux. Étant la plus jeune municipalité sur l’île de Montréal, elle est composée de magnifiques quartiers résidentiels en plus de corridors commerciaux où de nombreuses entreprises locales, nationales et internationales sont établies. Ville moderne et attrayante où la convergence des cultures, l’épanouissement et le progrès s’entremêlent, Kirkland est une ville d’exception, synonyme de vitalité et de qualité de vie.

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Catégorie : Secrétariat / bureautique
Type de poste : Permanent, Temps plein
Date de début de publication : Le 8 mai 2020
Date de fin de publication (limite du concours) : Le 7 juin 2020

Responsabilités

Nature de la fonction :

Sous la supervision de la Directrice des affaires juridiques, la personne effectue des tâches administratives de nature variée, afin d'apporter un soutien au service du greffe.

Principales responsabilités et tâches :

  • Rédiger des sommaires décisionnels et préparer l’ordre du jour de la séance du Conseil;
  • Générer et distribuer les résolutions et faire le suivi des divers dossiers;
  • Recevoir les soumissions, assister à l’ouverture lorsque requis, inscrire les résultats d’ouverture et d’adjudication sur le site SEAO;
  • Préparer les avis publics et les acheminer pour affichage;
  • Tenir à jour tous les registres (règlements, procès-verbaux, résolutions);
  • Faire la codification administrative des règlements;
  • Assurer la réception et le traitement des appels du service du greffe;
  • Exercer un suivi sur le cheminement des documents et sur les échéances, et effectuer les rappels nécessaires auprès des personnes concernées;
  • Effectuer la préparation matérielle de réunions, et procéder aux convocations;
  • Assister à des réunions, prendre note des délibérations et rédiger des comptes rendus ou projets de procès-verbaux;
  • Procéder à l’ouverture des dossiers, et au classement/déclassement des dossiers;
  • Effectuer toute autre tâche connexe.

 

Horaire de travail : Lundi au vendredi, de 08 h 30 à 16 h 30 

Salaire :

  • À l’embauche : 45 527 $
  • Maximum de l’échelle salariale en 2020 : 60 706 $ (majoré annuellement)
  • Le salarié atteindra le maximum de l’échelle salariale après 4 ans de service continu.

Avantages reliés à l’emploi :

  • Salaire avantageux
  • Régime de retraite à prestations déterminées
  • Régime d’assurance collective
  • Congés payés durant la Période des Fêtes (sous certaines conditions)
  • Banque de congés permettant des mesures de conciliation travail-famille
  • Environnement de travail stable et de qualité

Exigences

 Qualifications et exigences :

  • Détenir un diplôme d’études professionnelles, programme d’étude et secteur appropriés;
  • Posséder deux (2) années d’expérience dans un travail permettant de se familiariser avec la nature de l’emploi.

N.B. Les candidats devront réussir un examen de la langue française et anglaise et d’utilisation de logiciels en rapport avec la fonction.
 

Connaissances :

  • Posséder une maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;  
  • Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook et Internet);

 

Habiletés :

  • Posséder une grande facilité de communication verbale et écrite;
  • Être en mesure d’entretenir d’excellentes relations avec le public et les collègues de travail et faire preuve de diplomatie.

Commentaires

Les personnes intéressées à occuper ce poste doivent faire parvenir leur candidature à la Division des ressources humaines à emplois@ville.kirkland.qc.ca. 

La Ville de Kirkland souscrit au principe d’égalité en emploi et s’est engagée à instaurer des processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et exempts d’obstacles. Les femmes, les autochtones, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques sont invités à soumettre leur candidature. Il incombe au postulant de nous aviser en temps opportun, de tout besoin spécifique pour lequel des mesures d’adaptation doivent être prises pour lui permettre une évaluation juste et équitable. Les renseignements reçus à ce sujet seront traités confidentiellement. 

Le genre masculin est employé comme générique, dans le seul but d’alléger le texte.

Responsable Emplois Kirkland
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