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Secrétaire administrative

Organisme : Sainte-Clotilde

Télécopieur
450 826-3217

Téléphone
450 826-3129

Information générales

Catégorie : Secrétariat / bureautique
Type De poste : Permanent, Temps plein
Date de publication : Le Wednesday, July 3, 2019
Date limite du concours : Le Monday, July 29, 2019

Responsabilités

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

  • Accueille les citoyens, s’enquiert du motif de leur visite et les dirige en conséquence;
  • Gère les appels téléphoniques, le courriel et les agendas électroniques de la direction générale, s’assure du suivi quotidien des échéanciers;
  • Reçoit et gère les appels téléphoniques et courriels reçus (boite générale). Répond aux questions d’ordre général concernant tous les services ou les transfère au service en question;
  • Perçoit le paiement des diverses taxes, inscriptions ou autres redevances, en vérifie l’exactitude et l’authenticité, les encaisse et les saisit au programme informatique; émet des reçus et numérote les pièces justificatives de paiement;
  • Enregistre et classe les chèques postdatés selon les échéances de la taxation annuelle et les transfère à la comptabilité pour encaissements ;
  • Effectuer les modifications d’adresses et assurer le suivi avec la MRC;
  • Effectue la gestion de la petite caisse et la balance quotidiennement. Rapproche les différents rapports informatiques aux encaissements reçus et prépare les dépôts pour transfert à l’institution financière;
  • Prépare la correspondance nécessaire à la transmission des résolutions et règlements adoptés par le Conseil aux personnes concernées en conservant une copie;
  • Accomplit du travail général de secrétariat pour l’ensemble des directions, soit, le traitement, la rédaction et la création (listes, formulaires, tableaux, lettres et documents) et assure la correction des documents;
  • Maintient à jour le calendrier des publications (avis publics);
  • S’assure que le processus de publication des avis publics est conforme (copies des avis publics, affichage sur babillard et site internet, validation du journal, copies et classement pour référence);
  • Agit à titre de secrétaire d'élections lors d'élections municipales ou de référendum, incluant la préparation de correspondance du président d’élection (avis publics, documents d’assermentation, etc.);
  • Dans le cadre de l’adoption d’un règlement municipal, tient à jour les listes, s’assure de l’obtention des diverses signatures et approbations, prépare et voit aux différentes transmissions, reçoit les approbations et tient un registre de l’état des procédures puis effectue les suivis requis
  • Prépare et expédie le courrier de la Municipalité et effectue la gestion du courrier de la Municipalité, incluant la distribution aux personnes concernées des divers services;
  • Recevoir les plaintes des citoyens, organismes ou toute autre personne, les traiter selon le système en place pour les acheminer à qui de droit ;
  • Effectuer la planification et la gestion des réservations de salles collaboration avec les autres services;
  • Responsable des archives, coordonner les activités archivistiques (classement, élagage et mettre à jour la table des matières) de la municipalité conformément au Code municipal, à la Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1) et la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1) en collaboration avec la direction générale;
  • Effectuer le travail préparatoire pour le Greffe de la municipalité : rédiger, préparer et faire le suivi des projets de résolutions, des avis publics, des ordres du jour, des procès-verbaux des séances du conseil et réunions des membres du conseil municipal et de faire le suivi du livre des délibérations;
  • S’assure que le processus de publication des avis publics est conforme (copies des avis publics, affichage sur babillard et site internet, validation du journal, copies et classement pour référence);
  • Assiste à la préparation de devis et appels d’offres et à la réception des documents;
  • Agit à titre de secrétaire d'élections lors d'élections municipales ou de référendum, incluant la préparation de correspondance du président d’élection (avis publics, documents d’assermentation, etc.);
  • Dans le cadre de l’adoption d’un règlement municipal, tient à jour les listes, s’assure de l’obtention des diverses signatures et approbations, prépare et voit aux différentes transmissions, reçoit les approbations et tient un registre de l’état des procédures puis effectue les suivis requis;
  • Répond aux demandes de renseignements adressés à la direction générale et à la mairie et tente de résoudre les problématiques lorsque cela s’avère nécessaire et évalue l’importance/degré d’urgence et les achemine à qui de droit;
  • Effectue la correspondance, prépare les réquisitions et occasionnellement, assure la rédaction de dossiers de nature confidentielle;
  • En collaboration avec les différents services sous la direction générale, maintient à jour les procédures et les formalités administratives;
  • Élabore et tient à jour des dossiers, des systèmes de classement, des registres, des échéanciers, des fichiers, des répertoires; entreprend les démarches ou les recherches pour compléter les données relatives à ces dossiers et en assure le suivi;
  • Collabore à la mise à jour et la gestion du calendrier de conservation et du classement des dossiers
  • Collabore avec les autres directions afin d’assurer le bon fonctionnement des services;
  • Accomplit tout autre mandat à la demande de son supérieur immédiat.

Note : La liste des responsabilités énumérées ci-dessus reflète les éléments caractéristiques du poste et ne doit pas être considérée comme une liste exhaustive de toutes les exigences occupationnelles liées au poste.

Exigences

QUALITÉS REQUISES

  • Avoir le souci du détail – traitement exact des données et aptitude à repérer les irrégularités;
  • Avoir une excellente capacité à appliquer des procédures et règlements;
  • Démontrer beaucoup d’autonomie, du leadership et de l’entregent;
  • Excellent sens de l’organisation et de la planification;
  • Polyvalence;
  • Savoir gérer le changement et les imprévus;
  • Être orienté vers le service aux citoyens et les résultats;
  • Grande rigueur et respect des échéanciers;
  • Posséder un bon jugement et habiletés à rapidement établir les priorités;
  • Excellentes aptitudes pour la communication;
  • Démontrer beaucoup d’autonomie, du leadership et de l’entregent;
  • Faire preuve de discrétion et de diplomatie.

EXIGENCES

  • Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique, un diplôme d’études professionnel (DEP) en secrétariat ou une formation ou une combinaison d’expériences jugées équivalentes ;
  • Posséder un minimum de trois (3) à cinq (5) années d’expérience dans un domaine pertinent à la fonction;
  • Maitrise de Microsoft Office;
  • Maîtrise de la suite logiciel PG (accès territoire et Megagest) - Atout.

Conditions salariales

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Commentaires

DESCRIPTION SOMMAIRE DU POSTE

Sous l’autorité du Directeur général, le ou la titulaire du poste apporte le soutien administratif requis à l’administration.  Il planifie, organise et exécute les activités administratives nécessaires à un fonctionnement efficace et optimal de la municipalité.

POUR POSTULER

Les candidats intéressés doivent faire parvenir une lettre de présentation accompagnée de leur curriculum vitae. Les documents doivent être envoyés avec la mention « Secrétaire-administrative » et à l’attention de monsieur Carl Simard, directeur général aux coordonnées suivantes :

Via Poste-lettre : Municipalité de Sainte-Clotilde

2452, chemin de l’Église

Sainte-Clotilde (QC) J0L 1W0

Ou par courriel à : dgb@ste-clotilde.ca

Approuvé par :
Carl Simard, Directeur général

Date de l’approbation :
Approuvée le 1er octobre 2018

Révision :
Révisée le 28 juin 2019

Responsable Carl Simard
Courriel Contacter
Téléphone : 514 826-3129